รายงานการเตรียมความพร้อมเพื่อรองรับปัญหาปี ค.ศ. 2000

แบบรายงานเกี่ยวกับการเตรียมความพร้อมเพื่อรองรับปัญหา ปี ค.ศ. 2000 ครั้งที่ 1 บริษัท สยามแม็คโคร จำกัด (มหาชน) (Siam Makro Public Company Limited) บริษัท สยามแม็คโคร จำกัด (มหาชน) ประกอบธุรกิจจัดจำหน่ายสินค้าอุปโภคและบริโภค โดยมีสำนักงาน ใหญ่ตั้งอยู่เลขที่ 3498 ชั้น 2 ถนนลาดพร้าว แขวงคลองจั่น เขตบางกะปิ กรุงเทพฯ 10240 โทรศัพท์ 375-7000 โทรสาร 375-2927 ขอรายงานเกี่ยวกับการเตรียมความพร้อมเพื่อรองรับปัญหา ปี ค.ศ. 2000 ครั้งที่ 1 ข้อมูลสิ้น สุด ณ วันที่ 30 มิถุนายน 2541 บริษัท และบริษัทย่อย มีแผนงานลงทุนอยู่แล้วในการปรับปรุงระบบคอมพิวเตอร์ทั้งหมดให้มีประสิทธิภาพ สูงขึ้น เพื่อเพิ่มขีดความสามารถในการรองรับและส่งเสริมการดำเนินธุรกิจรวมทั้งการบริหารข้อมูล โดยได้เริ่ม ดำเนินการเปลี่ยนและ/หรือ UPGRADE ระบบคอมพิวเตอร์ทั้งหมด ตั้งแต่ปี 2540 เป็นต้นมา การดำเนินการดัง กล่าวทำให้สามารถแก้ไขปัญหาปี ค.ศ. 2000 ได้ด้วย เนื่องจากอุปกรณ์และ/หรือระบบใหม่ดังกล่าว ได้มีการ เตรียมการแก้ไขปัญหาปี ค.ศ. 2000 ไว้แล้ว ตามที่บริษัทผู้จำหน่ายอุปกรณ์หรือระบบดังกล่าว ได้ให้การรับรองว่า สามารถรองรับปัญหาปี ค.ศ. 2000 ได้ ภายใต้เงื่อนไขที่กำหนดไว้ ทั้งนี้จะเห็นได้ว่าการเตรียมการแก้ไขปัญหา และความสามารถในการรองรับปัญหาปี ค.ศ. 2000 เป็นผลที่ได้รับสืบเนื่องมาจากการลงทุนในการปรับปรุง ระบบคอมพิวเตอร์ทั้งหมดตามแผนงานลงทุนของบริษัท และบริษัทย่อย อยู่แล้ว การเตรียมความพร้อมเพื่อรองรับปัญหา ปี ค.ศ. 2000 1. การวิเคราะห์และประเมินผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นต่อการดำเนินธุรกิจ บริษัท สยามแม็คโคร จำกัด (มหาชน) ได้นำระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ในการดำเนินธุรกิจเป็นเวลากว่า 9 ปี มาแล้ว นอกจากนี้บริษัทฯ ยังได้ขยายการใช้งานคอมพิวเตอร์ในการดำเนินธุรกิจไปยังบริษัทย่อย ได้แก่ บริษัท แม็คโคร ออโตแคร์ จำกัด และบริษัท แม็คโครออฟฟิศเซ็นเตอร์ จำกัด 1.1) แนวทางการวิเคราะห์และประเมินผลของปัญหา ปี ค.ศ. 2000 ของบริษัท และบริษัทย่อย เป็นที่ทราบกันดีว่าระบบงานคอมพิวเตอร์มีโอกาสสูงที่จะเกิดปัญหา ปี ค.ศ. 2000 ถ้าไม่ได้มีการ เตรียมการแก้ไขไว้ บริษัท และบริษัทย่อยได้ตระหนักถึงผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น และได้ประเมินผล กระทบดังนี้ 1.1.1) ผลกระทบจากสภาพแวดล้อมภายนอก บริษัทฯ มีการติดต่อกับสถาบันการเงิน ผู้ผลิตและ/หรือผู้จำหน่ายสินค้า นอกจากนี้ บริษัทฯยังมีการใช้บริการทางด้านโทรคมนาคมจากบริษัทสื่อสารและหน่วยงานรัฐวิสาหกิจ ตามความจำเป็นทางธุรกิจ ซึ่งหน่วยงานที่กล่าวมานี้มีการใช้ระบบงานคอมพิวเตอร์ที่แตกต่างกัน และมีโอกาสเกิดปัญหา ปี ค.ศ. 2000 เช่นเดียวกัน ถ้าไม่ได้รับการแก้ไขและอาจส่งผลกระทบ ต่อบริษัทฯ ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น เช่น การคิดคำนวณดอกเบี้ย การจัดส่งสินค้าตามวันเวลา การส่งข้อมูลผ่านระบบสื่อสารโทรคมนาคม เป็นต้น 1.1.2) ผลกระทบจากสภาพแวดล้อมภายใน ระบบคอมพิวเตอร์มีความจำเป็นและสำคัญต่อการดำเนินงานทางธุรกิจ ระบบงาน คอมพิวเตอร์ที่บริษัทฯ ใช้งานอยู่ในปัจจุบันมีอยู่หลายระบบและความซับซ้อนที่ต่างกัน ปัญหาปี ค.ศ. 2000 จึงเป็นปัญหาที่สำคัญและมีความเร่งด่วน บริษัทฯ ได้ประเมินว่าถ้าปัญหาปี ค.ศ. 2000 ไม่ได้รับการแก้ไขในระบบคอมพิวเตอร์แล้ว ระบบคอมพิวเตอร์จะสร้างความสับสนใน การใช้วันที่ซึ่งเป็นปัจจัยในการคำนวณ แต่จะไม่ทำให้ระบบคอมพิวเตอร์หยุดการทำงาน เช่น การชำระค่าสินค้าตามวันเวลาที่กำหนด การลงวันที่รับสินค้า การลงวันที่ในใบเสร็จรับเงิน การ คิดคำนวณภาษี เป็นต้น 1.2) ขั้นตอนการวิเคราะห์ปัญหา ปี ค.ศ. 2000 บริษัท และบริษัทย่อย ได้ทำการวิเคราะห์ในส่วนของระบบคอมพิวเตอร์ที่ใช้ดำเนินงานอยู่ การ กำหนดลำดับขั้นตอนของการวิเคราะห์ความสำคัญของปัญหาและการแก้ไขดังนี้ คือ 1.2.1) การกำหนดและระบุระบบ HARDWARE และ/หรือระบบ SOFTWARE ของระบบ คอมพิวเตอร์ที่ใช้อยู่ว่ามีปัญหา ปี ค.ศ. 2000 หรือไม่ 1.2.2) วิเคราะห์หาผลกระทบของระบบดังกล่าวและกำหนดวิธีการแก้ไขปัญหา โดยการขอคำแนะนำ จากบริษัทผู้ผลิต HARDWARE หรือ SOFTWARE ดังกล่าว เพื่อที่จะทราบถึงข้อแก้ไขที่ควรจะ ทำ และลดระยะเวลาที่ใช้ประเมินหรือต้องทำการทดสอบเองให้สั้นลง 1.2.3) จัดเตรียมงบประมาณให้เพียงพอต่อการแก้ปัญหา ซึ่งเป็นเรื่องที่มีความจำเป็นมาก 1.2.4) กำหนดแผนงานที่จะต้องทำตามลำดับก่อนหลังและระยะเวลาที่ต้องใช้ในการแก้ไขหรือเปลี่ยน แปลง ตลอดจนการควบคุมระยะเวลาที่ใช้ให้ใกล้เคียงกับที่ประมาณการไว้ 1.2.5) กำหนดขั้นตอนการแก้ไขปัญหาและการทดสอบระบบ HARDWARE และ SOFTWARE ดัง กล่าวและตรวจสอบผลลัพธ์ สิ่งที่สำคัญที่สุดคือ การทำ INTEGRATION TEST ทั้งระบบที่ เกี่ยวข้องและสามารถทดสอบได้ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่สอดคล้องและไม่สร้างความสงสัยต่อระบบ การทำงานโดยรวม 1.2.6) กำหนดทีมงานที่จะปฏิบัติและแก้ไขปัญหาตามแผนงานที่กำหนดไว้ 1.3) ผู้รับผิดชอบในการดำเนินการของบริษัท และบริษัทย่อย คณะผู้บริหารระดับสูงของ บริษัท และบริษัทย่อย เป็นผู้รับผิดชอบในการดำเนินการแก้ไขปัญหาปี ค.ศ. 2000 โดยได้มอบหมายให้ฝ่ายบริหารข้อมูล จัดเตรียมทีมงานที่เกี่ยวข้องในการดำเนินงาน โดย แบ่งเป็น 2 ส่วนดังนี้ 1.3.1) ทีมงานทางด้านระบบคอมพิวเตอร์หรือฝ่ายบริหารข้อมูลเป็นทีมที่รับผิดชอบทางด้านเทคนิคของ ระบบคอมพิวเตอร ระบบ DATA COMMUNICATION ที่ใช้ภายในการติดต่อสื่อสารระหว่าง บริษัท บริษัทย่อย และสาขา ในการพัฒนา และทดสอบแก้ไขปัญหา เพื่อให้เกิดความมั่นใจต่อ ระบบคอมพิวเตอร์ และระบบ DATA COMMUNICATION โดยไม่มีผลกระทบเนื่องจากปี ค.ศ. 2000 1.3.2) ทีมงานตรวจสอบจากทางด้านผู้ใช้ระบบในส่วนต่างๆ โดยจะประสานงานกับฝ่ายบริหารข้อมูล ในการดำเนินการทดสอบ 2. ผลกระทบของปัญหาปี ค.ศ. 2000 ต่อการดำเนินธุรกิจ 2.1) ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นต่อระบบคอมพิวเตอร์และระบบการจัดการภายในองค์กรต่างๆของบริษัท และ บริษัทย่อย องค์ประกอบของคอมพิวเตอร์ของบริษัท และบริษัทย่อย มีโครงสร้างที่ไม่ได้แตกต่างกันมาก เนื่อง จากการใช้งานระบบคอมพิวเตอร์ของบริษัทย่อย ได้รับคำแนะนำและดูแลจากทีมงานคอมพิวเตอร์ส่วน กลางของบริษัทฯ รายละเอียดของผลกระทบปี ค.ศ. 2000 มีดังนี้ 2.1.1) ระบบปฏิบัติการ (OPERATING SYSTEM) ระบบปฏิบัติการ หมายถึง ระบบควบคุมการทำงานของคอมพิวเตอร์ ทั้งนี้บริษัท และ บริษัทย่อย ได้เลือกระบบปฏิบัติการของระบบคอมพิวเตอร์เดียวกันเพื่อขจัดความซับซ้อนและ สะดวกต่อการบำรุงรักษาระบบ ดังนั้นปัญหาผลกระทบของปี ค.ศ. 2000 จึงเป็นไปในทำนอง เดียวกัน ระบบปฏิบัติการของระบบคอมพิวเตอร์ ประกอบด้วย ระบบปฏิบัติการ UNIX ระบบ ปฏิบัติการ MS-DOS และระบบปฏิบัติการ MS-WINDOWS ก.) ลักษณะของผลกระทบและความร้ายแรงของปัญหา ผลกระทบจากระบบปฏิบัติการดังกล่าวต่อปี ค.ศ. 2000 อาจก่อปัญหาต่อระบบงาน ต่างๆที่ใช้อยู่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเรื่องการใช้วันที่ ซึ่งเป็นปัจจัยสำคัญในระบบตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม ของปี ค.ศ. 2000 ซึ่งจะส่งผลการคำนวณที่ไม่ถูกต้องต่อระบบ นอกจากนี้ใน ระบบปฏิบัติการเอง คำสั่งต่างๆที่ใช้เกี่ยวข้องกับวันที่อาจส่งผลการทำงานที่ไม่ถูกต้องและ สับสน แต่ไม่ทำให้ระบบการทำงานของคอมพิวเตอร์หยุดชะงัก ข.) ความสามารถในการแก้ไขปัญหา ปัญหาที่เกิดขึ้นในระบบปฏิบัติการ สามารถแก้ไขได้โดยการเปลี่ยนหรือ UPGRADE VERSION ไปเป็น VERSION ที่สูงกว่า และได้รับการรับรองจากบริษัทผู้จำหน่ายอุปกรณ์ แล้วว่าไม่มีปัญหากับปี ค.ศ. 2000 ค.) ลำดับความสำคัญหรือความจำเป็นเร่งด่วนในการแก้ไขปัญหา ความสำคัญในการเปลี่ยนหรือ UPGRADE VERSION ของระบบปฏิบัติการเป็นความ จำเป็นในลำดับรอง ทั้งนี้เนื่องจากระบบงานประยุกต์ต่างๆ (APPLICATION) มีความ สัมพันธ์ที่จะต้องใช้ระบบปฏิบัติการปัจจุบันอยู่ ซึ่งมีความจำเป็นในการปรับปรุงระบบงาน ประยุกต์ต่างๆเสียก่อน ดังจะกล่าวในหัวข้อ 2.1.3 เรื่องระบบงานประยุกต์ 2.1.2) ระบบจัดการฐานข้อมูล (DATABASE MANAGEMENT SYSTEM) บริษัท และบริษัทย่อย ได้เลือกใช้ระบบฐานข้อมูลหลักของระบบคอมพิวเตอร์เดียวกัน เนื่องจากระบบงานประยุกต์ที่ใช้เป็นระบบเดียวกัน ซึ่งใช้ระบบฐานข้อมูลเดียวกัน ในทำนอง เดียวกัน ปัญหาผลกระทบปี ค.ศ. 2000 จึงเป็นเช่นเดียวกัน ระบบฐานข้อมูลหลักที่ใช้นั้นคือ ระบบจัดการฐานข้อมูล ORACLE ก.) ลักษณะของผลกระทบและความร้ายแรงของปัญหาที่อาจเกิดขึ้น ผลกระทบจากระบบฐานข้อมูลต่อปี ค.ศ. 2000 สืบเนื่องมาจากการเก็บข้อมูลจาก ระบบงานประยุกต์จะใช้ตัวเลข 2 ตำแหน่งหลังของปี ค.ศ. ทำให้ระบบฐานข้อมูลเกิดความ สับสนต่อข้อมูลที่เก็บหลังจากวันที่ 1 มกราคม ค.ศ. 2000 ปัญหาที่เกิดจึงส่งผลกระทบต่อ การคำนวณต่างๆที่ใช้วันที่ในระบบงานประยุกต์ ซึ่งจะส่งผลลัพธ์ที่ไม่ถูกต้อง ถ้าไม่ได้รับ การแก้ไขระบบงานประยุกต์ ข.) ความสามารถในการแก้ไขปัญหา ปัญหาที่เกิดขึ้นในระบบฐานข้อมูลสามารถแก้ไขได้ ซึ่งเป็นวิธีเดียวกันกับการแก้ไข ปัญหาระบบปฏิบัติการ กล่าวคือทำการเปลี่ยนหรือ UPGRADE ไปยัง VERSION ที่ได้รับ การรับรองจากบริษัทผู้จำหน่ายอุปกรณ์แล้วว่าไม่มีปัญหาปี ค.ศ. 2000 ค.) ลำดับความสำคัญหรือความจำเป็นเร่งด่วนในการแก้ไขปัญหา ความสำคัญในการเปลี่ยนหรือ UPGRADE VERSION ของระบบจัดการฐานข้อมูล เป็นความจำเป็นลำดับรอง เนื่องจากระบบงานประยุกต์มีความสัมพันธ์ที่ต้องใช้ระบบจัด การฐานข้อมูลปัจจุบันอยู่ ซึ่งมีความจำเป็นในการปรับปรุงระบบงานประยุกต์เสียก่อน ดัง จะกล่าวในหัวข้อ 2.1.3 เรื่องระบบงานประยุกต์ 2.1.3) ระบบงานประยุกต์ (APPLICATION) บริษัท และบริษัทย่อย ได้มีการจัดการใช้ระบบงานประยุกต์หลักในทำนองเดียวกัน ดังนั้น ผลกระทบจากปี ค.ศ. 2000 จึงเป็นเช่นเดียวกัน ผลกระทบและการแก้ไขปัญหาระบบงาน ประยุกต์ของบริษัท และบริษัทย่อย มีดังนี้ ก.) ลักษณะของผลกระทบและความร้ายแรงของปัญหา 1.) ระบบงานทางด้านการเงินและบัญชี ระบบงานด้านการเงินและบัญชี หากไม่ได้รับการแก้ไขแล้วอาจเกิดผลกระทบ และปัญหาในเรื่อง การบันทึกบัญชี การชำระภาษี และการชำระเงินค่าสินค้า เป็นต้น บริษัท และบริษัทย่อย ได้เลือกใช้ระบบงานประยุกต์ทางด้านการเงินและบัญชีของ ORACLE คือ ระบบ ORACLE FINANCIALS APPLICATION ในปัจจุบันบริษัท และ บริษัทย่อย ได้จัดการเปลี่ยนแปลง UPGRADE ระบบไปยัง VERSION ที่ได้รับ การรับรองการแก้ปัญหาปี ค.ศ. 2000 จากทางบริษัทผู้จำหน่ายระบบแล้ว 2.) ระบบงานการซื้อขาย MBS (MAKRO BUSINESS SYSTEM) บริษัท และบริษัทย่อย ได้เลือกใช้ระบบงานประยุกต์ที่ถูกพัฒนาใช้กับกลุ่มของ MAKRO ทั่วโลก คือระบบ MBS (MAKRO BUSINESS SYSTEM) ระบบงาน MBS ดังกล่าวประกอบด้วย 2 ส่วนหลัก คือ 2.1) ระบบงานด้าน FRONT OFFICE หรือระบบงานขายของสาขา ซึ่งทำการควบคุม ข้อมูลซื้อ/ขาย จัดตั้งราคาสินค้า จัดรับสินค้า ควบคุมสินค้าคงคลัง และการสั่งซื้อ สินค้า 2.2) ระบบงานด้าน BACK OFFICE หรือระบบงานควบคุมภายใน ซึ่งทำหน้าที่รวบ รวมข้อมูลการซื้อ/ขาย และทำยอดสรุปต่อผู้เกี่ยวข้องและผู้บริหาร นอกจากนี้ ระบบยังทำหน้าที่จัดการข้อมูลรายละเอียดของสินค้าตามรายการที่ต้องส่งไปยัง สาขา จัดตารางเวลาในการทำการส่งเสริมการขาย เก็บและสรุปข้อมูลในการ ชำระค่าสินค้าให้ผู้ผลิตและ/หรือผู้จำหน่ายสินค้า ระบบงาน MBS ได้รับการ พัฒนาเป็นเวลากว่า 10 ปีที่ผ่านมา ดังนั้นปัญหาปี ค.ศ. 2000 จึงมีอยู่ในระบบ โดยเฉพาะการรับข้อมูลที่เกี่ยวกับวันที่เป็นตัวเลข 2 หลักในส่วนของปี ค.ศ. ถ้า ไม่ได้รับการแก้ไขแล้ว ระบบ MBS จะส่งข้อมูลที่ผิดพลาดหลักจากวันที่ 1 มกราคม ค.ศ. 2000 เนื่องจากวันที่ ที่ใส่จะเป็นวันที่ในปี ค.ศ. 1900 และจะมีผล กระทบต่อการคำนวณที่ใช้วันที่ทั้งหมด 3.) ระบบงานย่อย ระบบงานย่อย หมายถึง ระบบงานขนาดเล็กที่พัฒนาจากความต้องการที่แตกต่าง กันของผู้ใช้ และใช้ประโยชน์เฉพาะบุคคลหรือกลุ่มบุคคล บริษัท และบริษัทย่อย ได้ พัฒนาระบบงานย่อยขึ้นมาใช้เอง ระบบงานดังกล่าวมีผลกระทบของปี ค.ศ. 2000 ใน วงแคบ กล่าวคือระบบงานย่อยจะถูกใช้โดยผู้ใช้คนเดียวหรือกลุ่มเดียว และไม่ใช่ ระบบงานหลัก ผลกระทบของปี ค.ศ. 2000 ก็เป็นเช่นเดียวกัน สืบเนื่องจากปี ค.ศ. ที่ ใช้ ข.) ความสามารถในการแก้ไขปัญหา บริษัท และบริษัทย่อย อยู่ในขั้นตอนการปรับปรุงและเริ่มใช้ระบบงาน MBS ใหม่ ที่ ได้รับการพัฒนาโดยเน้นการใช้เทคโนโลยี่ปัจจุบันและแก้ปัญหาปี ค.ศ. 2000 ไปพร้อมกัน บุคลากรในการแก้ปัญหาประกอบด้วย ทีมงานคอมพิวเตอร์ของบริษัทฯ และผู้เชี่ยวชาญ จากต่างประเทศซึ่งเป็นผู้พัฒนาระบบ MBS ดังกล่าว ในส่วนระบบงานด้านการเงินและบัญชี บริษัท และบริษัทย่อยได้จัดการแก้ไข ปรับปรุงเปลี่ยนแปลง VERSION ตามที่ได้กล่าวมาแล้ว บริษัท และบริษัทย่อย มีแผนงาน ที่จะทำการทดสอบปัญหาปี ค.ศ. 2000 ต่อข้อมูลจริง เพื่อความชัดเจนในการแก้ปัญหาทั้ง ระบบ ส่วนระบบงานย่อย บริษัท และบริษัทย่อยจะทำการปรับปรุงเปลี่ยนแปลง VERSION ของโปรแกรมสำเร็จรูป เนื่องจากระบบส่วนใหญ่ใช่โปรแกรมสำเร็จรูป โดยเฉพาะอย่างยิ่ง MICROSOFT OFFICE ค.) ลำดับความสำคัญหรือความจำเป็นเร่งด่วนในการแก้ไขปัญหา บริษัท และบริษัทย่อย ได้จัดลำดับความสำคัญในการแก้ไขปัญหาของระบบ MBS เป็นลำดับหนึ่ง โดยอยู่ในระหว่างการดำเนินการและทำให้ระบบจัดการฐานข้อมูล พร้อม ทั้งระบบปฏิบัติการ สามารถถูก UPGRADE ไปยัง VERSION ที่ไม่มีปัญหาปี ค.ศ. 2000 ในส่วนระบบย่อย จะเป็นความสำคัญในลำดับรอง และจะทำการแก้ไขเมื่อระบบ MBS ได้รับการแก้ไขและทดสอบแล้ว 2.2) ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นต่อการดำเนินธุรกิจโดยทั่วไปของบริษัท และบริษัทย่อย 2.2.1) ระบบการผลิต การดำเนินธุรกิจของบริษัท และบริษัทย่อย ในปัจจุบันไม่มีการผลิตสินค้าเพื่อจำหน่ายแต่ อย่างใด 2.2.2) การจำหน่ายและบริการ ก.) ลักษณะของผลกระทบ หากไม่มีการแก้ไขปัญหาของระบบคอมพิวเตอร์จากผลกระทบปี ค.ศ. 2000 สามารถแบ่งแยกได้ดังนี้ 1.) ผลกระทบต่อลูกค้า ผลกระทบโดยตรงจะมีผลมาจากใบเสร็จรับเงินและใบ กำกับภาษีที่ไม่สามารถออกวันที่ ที่ถูกต้อง ซึ่งจะสร้างความไม่สะดวกต่อการขอคืน ภาษีมูลค่าเพิ่มของลูกค้า 2.) ผลกระทบต่อการชำระภาษีต่อกรมสรรพากร และการขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่ม เนื่อง จากวันที่ที่ออกจากระบบไม่ถูกต้อง ข.) ความร้ายแรงของปัญหา ปัญหาที่เกิดโดยส่วนใหญ่จะเป็นความไม่สะดวก โดยเฉพาะอย่างยิ่งปัญหาทางด้าน เอกสาร โดยจะสร้างความสับสนจากผลกระทบที่กล่าวมาข้างต้น ค.) ความสามารถในการแก้ไขปัญหา ปัญหาดังกล่าวสามารถแก้ไขได้ โดยการแก้ไขและปรับปรุงระบบคอมพิวเตอร์ และ ที่สำคัญที่สุดคือ การทดสอบของข้อมูลจริงต่อปี ค.ศ. 2000 ทั้งระบบ ง.) ลำดับความสำคัญหรือความจำเป็นเร่งด่วนในการแก้ไขปัญหา หากปัญหาปี ค.ศ. 2000 ไม่ได้รับการแก้ไขจนหมด บริษัท และบริษัทย่อยจะต้องมี ลำดับการแก้ไขปัญหาโดยวิธีการ MANUAL เป็นลำดับแรก และปัญหาของระบบ คอมพิวเตอร์จะต้องได้รับการแก้ไขอย่างทันท่วงทีในลำดับถัดไป 2.2.3) ผลกระทบที่อาจเกิดต่อเนื่องจากการจำหน่ายและบริการ ผลกระทบที่ได้กล่าวมาแล้ว จะเกิดขึ้นโดยส่วนใหญ่จะสืบเนื่องมาจากความไม่สะดวก ทางด้านเอกสาร ซึ่งทำให้เกิดผลกระทบต่อทั้งลูกค้า บริษัท และบริษัทย่อย ซึ่งสามารถจะป้อง กันแก้ไขล่วงหน้าได้ตามที่ได้กล่าวมาแล้ว 2.3) ผลกระทบที่อาจเกิดจากปัจจัยภายนอกต่างๆ ของบริษัท และบริษัทย่อย 2.3.1) ระบบงานที่มีการติดต่อเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างบริษัท และบริษัทย่อย กับผู้ผลิตและ/หรือผู้ จำหน่ายสินค้า บริษัทฯ ได้เชื่อมโยงข้อมูลกับผู้ผลิตและ/หรือผู้จำหน่ายสินค้าผ่านระบบ EDI โดยการ ส่งข้อมูลการซื้อสินค้า หรือ PURCHASE ORDER ในขอบเขตจำกัด กับผู้ผลิตและ/หรือผู้ จำหน่ายสินค้าบางรายเท่านั้น ส่วนบริษัทย่อยไม่มีการเชื่อมโยงข้อมูลดังกล่าว ลักษณะผลกระทบและความร้ายแรงของปัญหานั้นไม่มี เนื่องจากข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับวัน ที่ ได้ใช้ตัวเลข 4 หลัก ในปี ค.ศ. 2.3.2) ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นระหว่างบริษัท และบริษัทย่อย กับผู้ผลิตและ/หรือผู้จำหน่ายสินค้า หากผู้ผลิตและ/หรือผู้จำหน่ายสินค้าได้รับความเสียหายจากปัญหาปี ค.ศ. 2000 ก.) ลักษณะของผลกระทบและความร้ายแรงของปัญหา ผู้ผลิตและหรือผู้จำหน่ายสินค้า อาจจะไม่สามารถส่งสินค้าได้ตรงเวลา เอกสารส่ง สินค้าและ/หรือเอกสารเรียกเก็บเงิน อาจมีปัญหาในด้านการออกวันที่ และอาจสร้าง ภาระในการชำระภาษีมูลค่าเพิ่ม ข.) ความสามารถในการแก้ไขปัญหา บริษัท และบริษัทย่อย ได้เตรียมการส่งแบบสอบถามเรื่องปัญหาปี ค.ศ. 2000 ไปยัง ผู้ผลิตและ/หรือผู้จำหน่ายสินค้าเพื่อใช้เป็นข้อมูลในการเตรียมการแก้ไขปัญหา ทั้งนี้หาก ผู้ผลิตและ/หรือผู้จำหน่ายสินค้าได้รับความเสียหายจากปัญหาดังกล่าว การปฏิบัติที่จะ ช่วยแก้ไขปัญหาได้รวดเร็วคือ การใช้ระบบ MANUAL เข้ามาช่วยจัดการในงานด้าน เอกสารซึ่งอาจเกิดความล่าช้าบ้าง การแก้ไขระบบคอมพิวเตอร์จะต้องดำเนินการในขั้น ตอนต่อไป ค.) ลำดับความสำคัญหรือความจำเป็นเร่งด่วนในการแก้ไขปัญหา การแก้ไขปัญหานี้จะต้องดำเนินการเร่งด่วนที่สุด หากไม่ดำเนินการแก้ไขปัญหา อย่างเร่งด่วนแล้ว อาจจะก่อให้เกิดปัญหาสินค้าไม่ถูกจัดส่งเข้า STORE ปัญหาที่ตามมาก็ คือ อาจก่อให้เกิดการขาดแคลนสินค้าชั่วคราว ในส่วนของผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นระหว่างบริษัท และบริษัทย่อย กับลูกค้ารายใหญ่และลูก หนี้รายใหญ่ หากลูกค้ารายใหญ่และลูกหนี้รายใหญ่ได้รับความเสียหายจากปัญหา ปี ค.ศ. 2000 นั้น ไม่มี เนื่องจากบริษัท และบริษัทย่อย ไม่มีลูกค้ารายใหญ่และการขายเกือบทั้งหมดเป็นการขายแบบ ชำระเงินสด จึงไม่มีลูกหนี้รายใหญ่ 3. แผนงานในการแก้ไขปัญหา 3.1) แผนงานที่กำหนดไว้ในการแก้ไขปัญหาปี ค.ศ. 2000 ของบริษัท และบริษัทย่อย แผนงานที่กำหนดไว้ในการแก้ไขปัญหาปี ค.ศ. 2000 ของบริษัท และบริษัทย่อย แสดงรายละเอียด ในหน้าถัดไป แผนงานในการแก้ไขปัญหาปี ค.ศ. 2000 ของบริษัท สยามแม็คโคร จำกัด (มหาชน) แผนงาน กำหนดเวลาเริ่มต้น กำหนดเวลาแล้วเสร็จ บริษัท สยามแม็คโคร จำกัด (มหาชน) 1.) ระบบงานบัญชีและการเงิน - UPGRADE ระบบ HARDWARE ของฝ่ายการเงิน ไตรมาส 4/2540 เดือน พฤศจิกายน ไตรมาส 4/2541 เดือน พฤศจิกายน - UPGRADE ระบบ VERSION 10.7 ไตรมาส 4/2540 เดือน พฤศจิกายน ไตรมาส 1/2541 เดือน กุมภาพันธ์ - ทดสอบระบบงาน VERSION 10.7 ไตรมาส 1/2541 เดือน มีนาคม ไตรมาส 1/2541 เดือน มีนาคม 2.) ระบบงานประยุกต์ MBS - ขั้นตอนที่ 1 แก้ไขและปรับปรุงระบบ POS ไตรมาส 1/2541 เดือน กุมภาพันธ์ ไตรมาส 2/2541 เดือน มิถุนายน - ทดสอบและใช้งานระบบ POS ทุก STORE ไตรมาส 2/2541 เดือน มิถุนายน ไตรมาส 3/2541 เดือน สิงหาคม - UPGRADE ระบบ HARDWARE ของ HEAD OFFICE ไตรมาส 2/2541 เดือน มิถุนายน ไตรมาส 3/2541 เดือน กรกฎาคม - ขั้นตอนที่ 2 แก้ไขและปรับปรุงระบบ HEAD OFFICE ไตรมาส 1/2541 เดือน กุมภาพันธ์ ไตรมาส 3/2541 เดือน กันยายน - ทดสอบและใช้งานระบบ HEAD OFFICE ไตรมาส 4/2541 เดือน ตุลาคม ไตรมาส 4/2541 เดือน ตุลาคม - UPGRADE ระบบ HARDWARE ของ STORE ไตรมาส 2/2541 เดือน มิถุนายน ไตรมาส 1/2542 เดือน มกราคม - ขั้นตอนที่ 3 แก้ไขและปรับปรุงระบบ STORE ไตรมาส 3/2541 เดือน กรกฎาคม ไตรมาส 4/2542 เดือน ตุลาคม - ทดสอบและใช้งานระบบ STORE ทุก STORE ไตรมาส 4/2541 เดือน ตุลาคม ไตรมาส 1/2542 เดือน มีนาคม 3.) ระบบงานย่อย - ตรวจสอบและแก้ไข ทดสอบและใช้งาน ไตรมาส 4/2541 เดือน ธันวาคม ไตรมาส 1/2542 เดือน มีนาคม 4.) ทดสอบระบบโดยรวม - ระบบบัญชีและการเงิน ไตรมาส 1/2542 เดือน กุมภาพันธ์ ไตรมาส 2/2542 เดือน เมษายน - ระบบงานประยุกต์ MBS ไตรมาส 2/2542 เดือน เมษายน ไตรมาส 2/2542 เดือน พฤษภาคม - ระบบสื่อสารภายในบริษัทฯ ไตรมาส 1/2542 เดือน กุมภาพันธ์ ไตรมาส 2/2542 เดือน พฤษภาคม แผนงานในการแก้ไขปัญหาปี ค.ศ. 2000 ของบริษัท แม็คโครออฟฟิศเซ็นเตอร์ จำกัด (บริษัทย่อย) แผนงาน กำหนดเวลาเริ่มต้น กำหนดเวลาแล้วเสร็จ บริษัท แม็คโครออฟฟิศเซ็นเตอร์ จำกัด (บริษัทย่อย) 1.) ระบบงานบัญชีและการเงิน - UPGRADE ระบบ HARDWARE ของฝ่ายการเงิน ไตรมาส 4/2540 เดือน พฤศจิกายน ไตรมาส 4/2540 เดือน พฤศจิกายน - UPGRADE ระบบงาน VERSION 10.7 ไตรมาส 4/2540 เดือน พฤศจิกายน ไตรมาส 1/2541 เดือน กุมภาพันธ์ - ทดสอบระบบงาน VERSION 10.7 ไตรมาส 1/2541 เดือน มีนาคม ไตรมาส 1/2541 เดือน มีนาคม 2.) ระบบงานประยุกต์ MBS - ขั้นตอนที่ 1 แก้ไขและปรับปรุงระบบ POS ไตรมาส 1/2542 เดือน กุมภาพันธ์ ไตรมาส 2/2542 เดือน เมษายน - ทดสอบและใช้งานระบบ POS ทุก STORE ไตรมาส 2/2542 เดือน เมษายน ไตรมาส 2/2542 เดือน เมษายน - UPGRADE ระบบ HARDWARE ของ HEAD OFFICE ไตรมาส 1/2542 เดือน มกราคม ไตรมาส 1/2542 เดือน มีนาคม - ขั้นตอนที่ 2 แก้ไขและปรับปรุงระบบ HEAD OFFICE ไตรมาส 1/2542 เดือน มกราคม ไตรมาส 2/2542 เดือน เมษายน - ทดสอบและใช้งานระบบ HEAD OFFICE ไตรมาส 2/2542 เดือน เมษายน ไตรมาส 2/2542 เดือน เมษายน - UPGRADE ระบบ HARDWARE ของ STORE ไตรมาส 1/2542 เดือน มกราคม ไตรมาส 2/2542 เดือน พฤษภาคม - ขั้นตอนที่ 3 แก้ไขและปรับปรุงระบบ STORE ไตรมาส 2/2542 เดือน เมษายน ไตรมาส 2/2542 เดือน มิถุนายน - ทดสอบและใช้งานระบบ STORE ทุก STORE ไตรมาส 3/2542 เดือน กรกฎาคม ไตรมาส 3/2542 เดือน กรกฎาคม 3.) ระบบงานย่อย - ตรวจสอบและแก้ไข ทดสอบและใช้งาน ไตรมาส 1/2542 เดือน กุมภาพันธ์ ไตรมาส 2/2542 เดือน มิถุนายน 4.) ทดสอบระบบโดยรวม - ระบบบัญชีและการเงิน ไตรมาส 1/2542 เดือน กุมภาพันธ์ ไตรมาส 2/2542 เดือน เมษายน - ระบบงานประยุกต์ MBS ไตรมาส 3/2542 เดือน กรกฎาคม ไตรมาส 3/2542 เดือน กรกฎาคม - ระบบสื่อสารภายในบริษัทฯ ไตรมาส 2/2542 เดือน พฤษภาคม ไตรมาส 3/2542 เดือน กรกฎาคม แผนงานในการแก้ไขปัญหาปี ค.ศ. 2000 ของบริษัท แม็คโคร ออโตแคร์ จำกัด (บริษัทย่อย) แผนงาน กำหนดเวลาเริ่มต้น กำหนดเวลาแล้วเสร็จ บริษัท แม็คโคร ออโตแคร์ จำกัด (บริษัทย่อย) 1.) ระบบบัญชีและการเงิน - UPGRADE ระบบ HARDWARE ของฝ่ายการเงิน ไตรมาส 4/2540 เดือน พฤศจิกายน ไตรมาส 4/2541 เดือน พฤศจิกายน - UPGRADE ระบบงาน VERSION 10.7 ไตรมาส 4/2540 เดือน พฤศจิกายน ไตรมาส 1/2541 เดือน กุมภาพันธ์ - ทดสอบระบบงาน VERSION 10.7 ไตรมาส 1/2541 เดือน มีนาคม ไตรมาส 1/2541 เดือน มีนาคม 2.) ระบบงานประยุกต์ MBS และ FRONT OFFICE - UPGRADE ระบบ HARDWARE ของ FRONT OFFICE ไตรมาส 4/2541 เดือน ตุลาคม ไตรมาส 1/2542 เดือน กุมภาพันธ์ - ขั้นตอนที่ 1 แก้ไขและปรับปรุงระบบ FRONT OFFICE ไตรมาส 3/2541 เดือน สิงหาคม ไตรมาส 1/2542 เดือน กุมภาพันธ์ - ทดสอบและใช้งานระบบ FRONT OFFICE ทุก STORE ไตรมาส 1/2542 เดือน มีนาคม ไตรมาส 2/2542 เดือน เมษายน - UPGRADE ระบบ HARDWARE ของ HEAD OFFICE ไตรมาส 1/2542 เดือน มกราคม ไตรมาส 1/2542 เดือน มีนาคม - ขั้นตอนที่ 2 แก้ไขและปรับปรุงระบบ HEAD OFFICE ไตรมาส 1/2542 เดือน มีนาคม ไตรมาส 2/2542 เดือน พฤษภาคม - ทดสอบและใช้งานระบบ HEAD OFFICE ไตรมาส 2/2542 เดือน พฤษภาคม ไตรมาส 2/2542 เดือน พฤษภาคม 3.) ระบบงานย่อย - ตรวจสอบและแก้ไข ทดสอบและใช้งาน ไตรมาส 1/2542 เดือน กุมภาพันธ์ ไตรมาส 2/2542 เดือน มิถุนายน 4.) ทดสอบระบบโดยรวม - ระบบบัญชีและการเงิน ไตรมาส 1/2542 เดือน กุมภาพันธ์ ไตรมาส 2/2542 เดือน เมษายน - ระบบงานประยุกต์ MBS ไตรมาส 2/2542 เดือน มิถุนายน ไตรมาส 2/2542 เดือน มิถุนายน - ระบบสื่อสารภายในบริษัทฯ ไตรมาส 2/2542 เดือน พฤษภาคม ไตรมาส 2/2542 เดือน มิถุนายน 3.2) ขั้นตอนการดำเนินการกำหนดแผนงานเพื่อแก้ไขปัญหา ปี ค.ศ. 2000 ของบริษัท และบริษัทย่อย ก.) ผู้กำหนดแผนงานและกลุ่มบุคคลหรือหน่วยงานผู้รับผิดชอบในการกำหนดแผนงานและแก้ไข ปัญหารวมทั้งการทำงานและประสานงานร่วมกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง คณะทำงานประกอบด้วย ฝ่ายคอมพิวเตอร์หรือฝ่ายบริหารข้อมูลของบริษัทฯ และผู้ใช้งาน ระบบ จากฝ่ายการเงินและฝ่ายปฏิบัติการ โดยฝ่ายคอมพิวเตอร์หรือฝ่ายบริหารข้อมูลจะเป็นผู้ รับผิดชอบโดยตรงต่องานทางด้านเทคนิคและโปรแกรม โดยมีผู้อำนวยการฝ่ายบริหารข้อมูลเป็นผู้ กำหนดแผนงานและการแก้ไขปัญหา รวมทั้งการประสานและทำงานร่วมกับผู้ใช้งานระบบ ซึ่ง โดยหลักใหญ่จะเป็นในส่วนของฝ่ายการเงิน ฝ่ายปฏิบัติการ ฝ่ายจัดซื้อสินค้า โดยจะมีทีมงานที่ เข้ามาดูแลในด้านการใช้งานระบบให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ และจะเป็นผู้กำหนดแนวทางในการ ทดสอบข้อมูลร่วมกับฝ่ายบริหารข้อมูล ข.) วิธีการกำหนดแผนงาน แผนงานการแก้ไขปัญหา ปี ค.ศ. 2000 ถูกกำหนดโดยทีมงานที่เกี่ยวข้องตามที่ได้กล่าวมาแล้ว โดยแบ่งแยกลำดับความสำคัญที่ต้องทำก่อนหลังตามลำดับ ดังจะเห็นได้จากแผนงานที่กำหนดไว้ ในการแก้ไขปัญหา ปี ค.ศ. 2000 เวลาที่ใช้ในการทำงานจะเป็นเรื่องสำคัญ ทั้งนี้เนื่องจากเวลาที่มี จำกัด คณะทำงานจะเป็นผู้ดูแลให้การดำเนินงานเป็นไปตามเป้าหมาย และกำหนดเวลาที่วางไว้ 3.3) ลำดับขั้นตอนในการรายงานการแก้ไขปัญหาต่อผู้บริหารระดับสูงของบริษัท และบริษัทย่อย ก.) คณะทำงานในฝ่ายบริหารข้อมูลรายงานต่อผู้อำนวยการฝ่ายบริหารข้อมูล ข.) คณะทำงานในด้านผู้ใช้ระบบ จะเป็นผู้กำหนดวิธีการและเงื่อนไขในการทดสอบโดยประสานงาน กับผู้อำนวยการฝ่ายบริหารข้อมูล ค.) ผู้อำนวยการฝ่ายบริหารข้อมูล จะรายงานต่อผู้อำนวยการฝ่ายต่างๆซึ่งเป็นผู้ใช้ระบบ และสรุปผล ต่อกรรมการผู้จัดการของบริษัทฯ 3.4) แนวทางและวิธีการในการแก้ไขปัญหาของบริษัท และบริษัทย่อย บริษัท และบริษัทย่อย ได้ดำเนินการแก้ไขปัญหา ปี ค.ศ. 2000 ด้วยทีมงานของบริษัทฯ เอง และ ทีมงานบุคคลภายนอก (CONSULTANT) ซึ่งเป็นที่ปรึกษาในบางส่วนของระบบงานที่มีการปรับปรุง ตามแผนงานลงทุน โดยที่ระบบงานบางส่วนนั้นเกี่ยวข้องกับการแก้ไขปัญหาดังกล่าว นอกจากนี้ อุปกรณ์ที่เป็นส่วนใช้งานพื้นฐานทั้งด้าน HARDWARE และ SOFTWARE บริษัทฯ ได้ติดต่อบริษัทผู้ จำหน่ายอุปกรณ์นั้นๆ (VENDOR) โดยบริษัทผู้จำหน่ายอุปกรณ์นั้นๆ เป็นผู้รับรองระบบคอมพิวเตอร์ ทั้ง HARDWARE และ SOFTWARE สามารถรองรับปัญหา ปี ค.ศ. 2000 ได้ ภายใต้เงื่อนไขที่บริษัทผู้ จำหน่ายอุปกรณ์นั้นๆได้กำหนดไว้ 3.5) ขั้นตอนในการแก้ไขปัญหารวมทั้งระบบการตรวจสอบความก้าวหน้าของการดำเนินงานโดย เปรียบเทียบกับแผนงานที่ได้กำหนดไว้ ขั้นตอนในการแก้ไขปัญหา สามารถแบ่งลำดับความสำคัญเป็น 3 ส่วน ตามระบบงานที่ได้กล่าวมา แล้ว ดังนี้ ก.) ระบบยังอยู่ในการพัฒนาและปรับปรุง ข.) ระบบได้ถูกดำเนินการติดตั้งและ/หรืออยู่ในระหว่างการใช้งาน ค.) ระบบได้ถูกทดสอบโดยบุคคลที่รับผิดชอบแล้ว (ยังมีต่อ)